グループ会社リンクソシュールとの連携でいち早くバーチャルオンリー株主総会を開催。コンパクト化により費用は半減した一方、出席者は約3倍を実現。

「運動神経の良い経営」と株主の「平等性」を目指していち早くバーチャルオンリーを開催。グループ会社との連携が活かせることも大きな安心材料に

バーチャル株主総会を検討された背景を教えてください。

安藤：コロナ禍でさまざまな分野がオンラインへとシフトする中、当社が経営方針のひとつに掲げている「運動神経の良い経営」を体現するためにも、株主総会のオンライン化にいち早く対応する方針が決まりました。リアル総会では、どうしても出席できる方が限られてしまいますが、バーチャル株主総会であれば、全国どこからでも平等に出席いただけるようになります。IR担当としても、「平等性」は株主対応において特に大切にしている視点です。

2021年6月に施行された産業競争力強化法を受けて、2021年度、2022年度は施行直後の特例措置を活用し、場所の定めのない株主総会を開催可能とする定款変更をせずにバーチャルオンリーを実施しました。特例措置終了後の2023年度は、定款変更のために一度ハイブリッド参加型を挟み、直近の2024年度には再びバーチャルオンリーを実施しました。過去4回すべてのバーチャル株主総会で、ICJのVSMプラットフォームを利用しています。

ICJのVSMプラットフォームをご利用いただくきっかけはなんでしたか。

安藤：当社のグループ会社には、コーポレートコミュニケーションやIR支援を行っている株式会社リンクソシュール（以下、リンクソシュール）があります。同社が撮影関連でICJと連携しており、お話を伺う機会があったことがきっかけです。リアル総会を実施していた頃から、株主総会の録画配信はリンクソシュールへお願いしていたので、バーチャルオンリーの撮影配信まわりも、これまで通りリンクソシュールに任せられるという安心感がありました。VSMプラットフォームの利用にあたっては、すでにリンクソシュールと連携していたICJに手厚くサポートしてもらえる体制が心強かったです。株主総会は絶対にミスがあってはならない場なので、今まで一緒にやってきたグループ会社に引き続き撮影配信をお願いできるという安心感と安定感が一番の決め手になりました。

また、ICJにヘルプデスク（VSMプラットフォームの操作やログイン方法等に関するコールセンター）^※があることも導入の決め手のひとつでした。当社は12月決算のため、1月から3月にかけては年次決算の発表や統合報告書の制作など、他にもさまざまな業務も重なってきます。繁忙期も重なり、自分たちだけでは対応できるか不安でしたので、ヘルプデスクで株主の方からのお問い合わせ対応をしてもらえることも、安心感につながりました。
^{※オプション「ヘルプデスク」のお申し込みが必要となります}

直近のバーチャルオンリーの準備はどのような流れで行いましたか。

河野：当社は2021年度以降、3度のバーチャルオンリー開催経験があります。直近2024年度の総会に向けては、半年前の2024年9月頃からICJやリンクソシュールと連携して、前回の総会を振り返りながら改善点や運営体制を検討していきました。年内は撮影配信スタジオのレイアウトや進行の大まかな流れなどを決める程度で、決算発表後の2025年2月中旬以降から本格的に動きだし、スライドの準備などを進めていきました。

安藤：初年度は、当社・ICJ・リンクソシュールの3社で頻繁に打ち合わせをしていましたが、2回目以降は各社の役割が明確になったこともあり、初年度よりもスムーズに進められるようになりました。ICJとは招集通知の文面確認やVSMプラットフォームの画面構築、事前質問の連携、ヘルプデスクの問い合わせ事項の共有などで随時やり取りをします。一方、リンクソシュールとは、配信画面上での見え方が株主の方にダイレクトに伝わる部分になりますので、座席やカメラの位置などを細かく検討しています。

河野：総会後は、当社の運営メンバー全員に「振り返りシート」を記入してもらうほか、ICJとの振り返りミーティングも実施し、次回の総会に向けた課題の相談や改善策の検討を行っています。直近では、質疑応答時のオペレーション改善や、役員側の画面を見やすくするための工夫など、よりスムーズなバーチャルオンリーを実現するために調整を行いました。

安藤：振り返りミーティングでICJに課題の相談をするのですが、「次回総会ではこのように修正するといいですよ」という具体案をその場で提示いただきました。当社の「もっとブラッシュアップしていきたい」という希望に対して、スピーディーかつ的確に応えていただいています。

大臣確認申請から総会当日のシステム操作まで手厚くサポート。的確なアドバイスで通信障害への不安も払拭

これまでのICJのサポートで、特に印象に残っていることはありますか。

安藤：バーチャルオンリーの準備で特に頭を悩ませた通信障害対策について、丁寧かつ的確なアドバイスとサポートをいただいたことです。経済産業省及び法務省へ提出する「場所の定めのない株主総会に係る確認申請書」では、通信障害対策についての方針も記載する必要がありますが、例えば大地震が起こった場合まで想定して入念に対策を練っておく必要があるのかなど、想定範囲を考え始めるとキリがありません。ICJに相談したところ、「この範囲までは対策すべきですが、それ以上は現段階では必須ではありません」といったかたちで、想定の線引きを明確にアドバイスしていただきました。そのおかげで、リンクソシュールとも通信回線などの具体的な対策を進めることができて、助かりました。

ICJには、VSMプラットフォームの提供だけでなく、大臣確認申請に係る書類作成や招集通知の記載内容^※など、バーチャルオンリー開催に必要な準備全般を丁寧にサポートいただきました。総会当日のVSMプラットフォームの操作サポートも含め、事前準備～総会当日まで寄り添ってサポートしてくださるので、安心感がより一層強まりましたね。
^{※オプション「ドキュメントサポート」のお申し込みが必要となります}

河野：総会当日のVSMプラットフォーム操作では、実際の議事進行とライブ配信映像でタイムラグが20〜30秒あるため、目の前の議事進行に気を取られてしまうと操作のタイミングが分からず混乱してしまいます。議決権行使や質疑応答のタイミングを間違えるわけにはいかないので毎回緊張しますが、ICJが的確なタイミングで合図を出してくださるので安心して操作ができています。また、株主の方から質問が入った際にもすぐに共有いただけるので、質疑応答を担当する経理チームへスムーズに連携することができており、とても心強いです。

VSMプラットフォームを継続してご利用いただいている理由を教えてください。

河野：何よりICJの手厚いサポートによる安心感が大きいです。当社は2021年度から継続してVSMプラットフォームを利用しており、システムの操作にも慣れてきているため、他のシステムに切り替える必要性を感じていません。

安藤：VSMプラットフォームは株主の方にも安心してお使いいただけているようです。導入当初は、株主の方からの「操作がわからない」というお問い合わせが多くあるのではないかと心配していましたが、実際にはこの4年間で株主の方からのお問い合わせはわずか数件しかありませんでした。初めての方でもスムーズに使えるシステムだと思います。

運営のコンパクト化により、運営人員は約70%、費用は約50％削減。メンバー教育や会場探しにかかる手間も軽減された

バーチャルオンリーに切り替えて、どのような効果がありましたか。

安藤：最も大きな効果は、運営にかかる人員を約70%も削減できたことです。リアル総会では、グループデザイン室のメンバーほとんどが総会運営に携わっていましたが、2024年度のバーチャルオンリーでは10名程度でも全く問題なく運営することができました。リアル総会のときは、メンバー間で当日の役割を決め、対応内容や全体の流れを覚えてもらい、リハーサルも全員参加で行うなど、株主総会以外の業務もあり忙しい中で、多くの社員に時間を割いてもらう必要がありました。バーチャルオンリーでは、運営にかかる人的コストを大幅に抑えることができています。

河野：リアル総会の場合は、自分の役割をただ覚えればいいというものではなく、株主の方が実際に来場されるため、予想外の出来事にも対応できるよう、さまざまなシチュエーションを想定して動く必要があり、心理的にも負担がありました。バーチャルオンリーの場合は、ある程度パターンが決まっているので全体のイメージがしやすく、事前準備も総会当日も落ち着いて進められるようになりました。

安藤：人員が減り連携が取りやすくなったことで、リハーサルをはじめとする事前準備の時間も短縮され、運営の負担軽減につながっています。リアル総会では関わる人員が多い分、異動などでメンバーの入れ替わりもよくあり、毎年、基本的なところから説明する必要がありましたが、そういったインプットの手間もなくなりました。

運営に関わる人員削減が大きな効果だったとのことですが、他にはどのような効果がありましたか。

安藤：リアル会場にかかる手間がなくなった点も大きいです。2020年度までのリアル総会では外部会場を借りていました。株主総会が終わるのと同時に次年度の予約を入れていましたが、希望日に予約が取れなければ他の会場を探さなければならず、実際に2023年度のハイブリッド参加型では、これまで利用していた会場が取れなかったため、やむなく別の会場を探す必要がありました。バーチャルオンリーでは撮影関連を依頼しているリンクソシュールのスタジオを利用しているため、会場費が抑えられて融通が利くだけでなく、通信回線などの設備面もしっかりしているので安心感があります。

河野：2023年度のハイブリッド参加型と2024年度のバーチャルオンリーの株主総会でかかった費用を比較したところ、バーチャルオンリーは約半分のコストで済みました。純粋な費用面でも会場費が大部分を占めていたことを実感しました。

バーチャルオンリーに切り替えて、苦労されたことはありますか。

安藤：バーチャルオンリーの初年度は、運営をどのようにするのか決めることが大変でした。役員の座席から人員配置、オペレーションまで、リアル総会とはまったく異なるため、ゼロから設計する必要がありました。その中で、どこまでイレギュラーな事態を想定して対策を考えるべきかという判断が難しかったです。ただ、初年度でバーチャルオンリーの「型」ができたことで、2年目以降はかなりスムーズに準備を進められるようになりました。むしろ、バーチャルオンリーに慣れてから、2023年度にリアル会場を伴うハイブリッド参加型をしたときの方が、準備は大変でした。

リアル会場対比で約3倍の出席者数。株主にもバーチャルオンリーが受け入れられていることを実感

バーチャルオンリーになり、株主の方に変化はありましたか。

河野：年々、出席いただく株主の方の人数が増えてきています。2023年度はハイブリッド参加型で開催したため、3年ぶりにリアル会場も設けましたが、出席者数は20名^※でした。一方で、2024年度はバーチャルオンリーで開催し、前年のリアル会場出席者数の約3倍となる56名の株主さまにご出席をいただくことができました。物理的制約に関わらず、平等に質問や議決権行使が可能なバーチャルオンリーが受け入れられている証拠だと感じています。
^{※ハイブリッド参加型におけるライブ配信の視聴数は、「会社法上の出席」に該当しないため、出席者数の集計には含めず}

株主エンゲージメント強化へ向けて工夫されていることや、今後取り組みたいことはありますか。

安藤：主要事業を担うグループ会社の社長に、必要に応じてZoom経由で回答への補足をお願いしています。2024年度は、実際に3件の質問に対応してもらいました。株主の皆様から事業の詳細について質問があった際に、現場を知る事業責任者が直接お答えすることで、より具体的でリアルな説明ができたのではないかと感じています。

河野：今後に向けては、当社から株主の方へ直接メッセージを発信できる機会もあまり多くはないので、「わかりやすく伝える」という点をより強化していきたいです。VSMプラットフォームにはアンケート機能が搭載されているので、株主の皆さまのお声を幅広く伺っていくという意味でも、活用していきたいと考えています。

最後に、バーチャル株主総会の導入を検討されている企業の方々へメッセージをお願いします。

河野：株主総会は絶対に失敗できないイベントですが、バーチャルオンリーはシナリオに沿って進行しやすいため、事務局としても非常に安心感があります。また、当社では年々出席いただく株主の方が増加しており、場所を制約されずに株主総会へ出席できることの意義を強く感じています。バーチャルオンリーは、多くの企業にとって有意義な選択肢になると思います。

バーチャルオンリーへの移行に不安を感じるご担当者もいらっしゃるかもしれませんが、大臣確認申請から総会当日までICJによる手厚いサポートがありますし、初年度にバーチャルオンリーの「型」を作れば、2年目以降はかなりスムーズに運営できます。私自身は、当社として2回目のバーチャルオンリーから事務局に加わりましたが、すでにある程度「型」が出来ていたため、株主総会運営は想像していたよりも大変ではないと感じました。2023年度のハイブリッド参加型で初めてリアル会場の運営にも関わったことで、改めてバーチャルオンリーの利点を実感しました。

安藤：バーチャル株主総会は、企業から株主の方々へ平等にメッセージを届けられる機会であると同時に、株主の方にとっても同時に複数の株主総会に出席しやすくなるという点でもメリットは大きいと感じています。株主の方のシステム操作も含め、ICJには非常に手厚くサポートいただいているので、当社も株主の方も安心感を持って開催できていると実感しています。導入をご検討されている企業のご担当者は、まずはICJに相談されるのが良いと思います。

ただ、いきなりバーチャルオンリーを開催するのは、登壇される役員の方々にとっても事務局にとっても、ハードルが高く感じられることがあるかもしれません。そのような場合は、まずは決算説明会や社内イベントなどをオンラインで開催されると良いと思います。当社でも、株主総会に先立ってそうした機会があったことで、「株主総会もオンラインでやってみよう」と前向きに決定することができました。オンラインの利便性や雰囲気を役員の方に事前に体感いただくことが、バーチャルオンリーへの移行をスムーズにする一助になるのではないでしょうか。

本日は貴重な話をお聞かせくださりありがとうございました。

（取材日：2025年7月）